회사에서 하루에도 몇 번씩 회의를 하다 보면 회의 자체보다 더 부담스러운 일이 있습니다. 바로 회의가 끝난 뒤 작성해야 하는 회의록입니다. 참석자, 논의 내용, 결정 사항, 후속 업무(Action Item)까지 빠짐없이 정리하려면 적게는 20분, 많게는 1시간 이상이 걸리기도 합니다.
예전에는 메모를 보면서 회의 내용을 하나하나 정리했지만, 최근에는 ChatGPT를 활용하면서 회의록 작성 시간이 크게 줄어들었습니다. 물론 ChatGPT가 모든 것을 자동으로 해결해 주는 것은 아닙니다. 하지만 초안을 빠르게 만들고, 문장을 다듬고, 중요한 내용을 구조화하는 데는 매우 큰 도움이 됩니다.
이번 글에서는 제가 가장 효율적이라고 생각하는 ChatGPT 회의록 작성 방법을 소개하겠습니다.
왜 회의록 작성에 ChatGPT를 사용할까?
회의록의 목적은 단순히 대화를 기록하는 것이 아닙니다.
회의에서 어떤 내용이 논의되었는지, 어떤 의사결정이 내려졌는지, 그리고 누가 어떤 일을 언제까지 해야 하는지를 명확하게 남기는 것이 핵심입니다.
하지만 실제 회의에서는 이야기가 여러 방향으로 흘러가기 때문에 메모 역시 순서가 뒤죽박죽인 경우가 많습니다.
예를 들어 메모가 아래와 같다고 가정해 보겠습니다.
- 공급사 견적이 예상보다 높음
- 다음 주까지 재협상
- 김대리 확인
- 일정은 그대로 진행
- 고객 요청사항 추가
사람이 회의록으로 작성하려면 내용을 다시 정리해야 하지만 ChatGPT는 이러한 메모를 입력하면 자연스럽게 문장으로 정리해 줍니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
아래 메모를 회의록 형식으로 정리해 주세요. 결정사항과 Action Item을 구분해서 작성해 주세요.
이 정도만 입력해도 상당히 읽기 좋은 형태의 초안이 만들어집니다.
제가 가장 많이 사용하는 프롬프트
회의가 끝난 후 가장 자주 사용하는 프롬프트는 아래와 같습니다.
다음 회의 메모를 회의록으로 정리해 주세요.
조건
- 논의 내용
- 결정 사항
- Action Item
- 담당자
- 일정
- 중요한 이슈
표 형태가 필요한 부분은 표로 작성해주세요.이 프롬프트 하나만 저장해 두어도 대부분의 회의에 그대로 활용할 수 있습니다.
특히 메모가 많을수록 사람이 직접 정리하는 것보다 훨씬 빠르게 구조를 잡아 준다는 점이 장점입니다.
회의록 품질을 높이는 팁
ChatGPT를 사용할 때 가장 중요한 것은 “좋은 입력”입니다.
메모를 최대한 구체적으로 입력할수록 결과도 좋아집니다.
예를 들어
“계약 검토”
라고 입력하는 것보다
“계약서 3조 운송비 조항 수정 필요. 법무팀 검토 후 다음 주 공유.”
처럼 입력하는 것이 훨씬 정확한 결과를 얻을 수 있습니다.
또한 참석자 정보를 함께 입력하면 회의록 완성도가 더욱 높아집니다.
예시
- 참석자
- 회의 목적
- 회의 시간
- 주요 안건
이 정도 정보만 추가해도 일반적인 회사 회의록 수준은 충분히 만들 수 있습니다.
ChatGPT가 잘하는 일과 못하는 일
ChatGPT는 내용을 정리하고 문장을 다듬는 능력은 매우 뛰어납니다.
하지만 실제 의사결정을 대신 기억하거나 사실관계를 확인하는 역할은 하지 못합니다.
예를 들어 담당자를 잘못 메모했다면 ChatGPT도 그 내용을 그대로 사용할 가능성이 있습니다.
따라서 최종 회의록을 배포하기 전에는 반드시 사람이 검토해야 합니다.
저는 항상 아래 순서로 작업합니다.
- 회의 메모 작성
- ChatGPT로 초안 생성
- 담당자와 일정 확인
- 최종 수정 후 배포
이 과정을 거치면 정확성과 속도를 모두 확보할 수 있습니다.
회의록 작성 시간을 줄이는 가장 현실적인 방법
많은 사람들이 AI가 모든 업무를 대신해 줄 것이라고 생각하지만 실제로는 그렇지 않습니다.
회의록 작성에서도 가장 효과적인 방법은 처음부터 끝까지 AI에게 맡기는 것이 아니라 초안을 빠르게 만들고 사람이 최종 검토하는 방식입니다.
이렇게 하면 작성 시간은 줄이고 품질은 일정하게 유지할 수 있습니다.
특히 반복적인 내부 회의나 주간회의, 프로젝트 진행회의처럼 형식이 비슷한 회의에서는 ChatGPT의 효율성이 더욱 높습니다.
마무리
회의록은 잘 쓰는 사람보다 꾸준히 정리하는 사람이 더 인정받는 문서입니다.
ChatGPT는 회의 내용을 대신 결정해 주지는 않지만, 흩어진 메모를 체계적인 문서로 정리하는 데는 매우 유용한 도구입니다.
처음에는 간단한 회의부터 적용해 보고, 자주 사용하는 프롬프트를 하나씩 만들어 보세요. 반복되는 업무일수록 ChatGPT의 장점이 더욱 크게 느껴질 것입니다.
회의록 작성 시간을 줄이면 그만큼 중요한 의사결정과 실행에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다. 그것이 ChatGPT를 업무에 활용하는 가장 큰 가치라고 생각합니다.