회사에서 하루를 보내다 보면 의외로 가장 많은 시간을 쓰는 업무가 이메일 작성이다. 간단한 회신부터 거래처 문의, 회의 일정 조율, 보고 메일까지 종류도 다양하다. 메일 한 통은 5분이면 끝날 것 같지만, 문장을 다듬고 표현을 고민하다 보면 15~20분이 금방 지나간다.
나 역시 처음에는 ChatGPT를 단순히 “메일 대신 써주는 AI” 정도로 생각했다. 하지만 실제 업무에서 사용해 보니 가장 큰 장점은 메일을 대신 작성해 주는 것이 아니라, 생각을 정리하는 시간을 줄여준다는 점이었다.
현재는 대부분의 이메일을 ChatGPT의 도움을 받아 작성하고 있다. 물론 그대로 복사해서 보내는 경우는 거의 없다. 핵심 내용과 상대방에 맞는 표현을 직접 검토한 후 수정해서 보내는데, 이 과정만으로도 이메일 작성 시간이 이전보다 절반 가까이 줄었다.
오늘은 내가 실제 업무에서 활용하는 방법을 소개해 보려고 한다.
이메일 작성이 오래 걸리는 진짜 이유
많은 사람들이 글을 쓰는 속도가 느려서 이메일 작성이 오래 걸린다고 생각한다.
하지만 실제로는 그렇지 않다.
시간이 오래 걸리는 이유는 대부분 아래 세 가지다.
- 어떤 순서로 내용을 써야 할지 고민한다.
- 표현이 너무 딱딱하지 않은지 계속 수정한다.
- 영어 또는 비즈니스 표현이 맞는지 검색한다.
즉, 타이핑보다 ‘생각하는 시간’이 훨씬 길다.
ChatGPT는 바로 이 부분을 대신해 준다.
내가 사용하는 방법
예전에는 이렇게 메일을 작성했다.
거래처에 운임 변경 요청 메일을 보내야 하는데…
첫 문장은 어떻게 시작하지?
너무 강하게 쓰면 안 되는데…
이렇게 한참 고민한 후 문장을 하나씩 만들었다.
지금은 ChatGPT에게 먼저 상황을 설명한다.
예를 들어 다음처럼 입력한다.
운임 인상 요청 메일을 작성해줘.
상대는 거래처이며,
최근 유가 상승과 운영비 증가를 근거로 작성하고,
정중하지만 협조를 요청하는 톤으로 작성해줘.
그러면 기본 초안이 몇 초 만에 완성된다.
여기서 끝이 아니다.
나는 반드시 회사 상황에 맞게 내용을 수정한다.
예를 들어
- 계약 번호
- 실제 금액
- 고객명
- 프로젝트명
등은 직접 입력한다.
이렇게 하면 메일 품질도 유지하면서 작성 시간도 크게 줄일 수 있다.
가장 많이 사용하는 프롬프트
내가 실제로 가장 자주 사용하는 프롬프트는 아래와 비슷하다.
아래 내용을 바탕으로 비즈니스 이메일을 작성해줘.
대상 : 거래처
목적 : 일정 변경 요청
톤 : 정중하고 간결하게
핵심 내용 :
- 선적 일정 변경
- 변경 사유
- 협조 요청
- 회신 요청
이렇게만 입력해도 대부분 만족스러운 초안이 나온다.
이후에는 회사에서 사용하는 표현만 조금 수정하면 된다.
이메일 품질도 좋아진다
많은 사람들이 AI를 사용하면 이메일 품질이 떨어질 것이라고 생각한다.
하지만 내 경험은 오히려 반대였다.
사람은 급하게 작성하면
- 같은 표현 반복
- 긴 문장
- 애매한 표현
이 자주 나온다.
반면 ChatGPT는
- 문장이 깔끔하고
- 문단 구성이 자연스럽고
- 핵심이 명확하다.
특히 영어 이메일에서는 차이가 더욱 크다.
예전에는 영어 표현을 검색하면서 작성했지만, 지금은 먼저 ChatGPT가 초안을 만들고 필요한 부분만 수정한다.
하지만 그대로 복사해서 보내지는 않는다
이 부분은 매우 중요하다.
AI가 작성한 메일을 그대로 보내는 것은 추천하지 않는다.
왜냐하면
회사마다 사용하는 용어가 다르고,
거래처마다 선호하는 표현도 다르기 때문이다.
나는 항상 아래 세 가지만 확인한다.
- 숫자가 맞는지
- 날짜가 맞는지
- 상대방 이름과 회사명이 맞는지
이 세 가지만 검토해도 대부분의 실수는 막을 수 있다.
반복되는 메일은 템플릿으로 만든다
ChatGPT를 사용하면서 가장 크게 달라진 점은
자주 사용하는 메일을 템플릿으로 만들어 놓게 되었다는 것이다.
예를 들어
- 회의 일정 요청
- 운임 협의
- 자료 요청
- 회신 독촉
- 감사 메일
- 계약 확인
등은 한 번 잘 만들어 놓으면 다음에는 일부 내용만 수정하면 된다.
이렇게 템플릿이 쌓이면 업무 속도는 더욱 빨라진다.
개인적으로 가장 만족했던 활용법
내가 가장 만족했던 것은 긴 이메일을 요약하는 기능이다.
해외 거래처와 메일을 주고받다 보면 하나의 메일 스레드가 수십 통까지 이어지는 경우가 있다.
예전에는 처음부터 끝까지 읽어야 했다.
지금은 전체 내용을 ChatGPT에 붙여 넣고
“핵심 내용만 5줄로 요약해줘.”
라고 요청하면 몇 초 안에 중요한 내용만 정리해 준다.
회의 전에 메일 내용을 다시 확인해야 할 때 특히 유용했고, 실제로 업무 준비 시간이 크게 줄었다.
마무리
ChatGPT는 이메일을 대신 보내주는 도구가 아니다.
오히려 생각을 빠르게 정리하고 초안을 만드는 비서에 가깝다.
처음에는 AI가 작성한 문장이 어색하지 않을까 걱정했지만, 몇 주 동안 꾸준히 사용해 보니 이메일 작성 속도는 눈에 띄게 빨라졌고, 문장도 이전보다 더 간결하고 읽기 쉬워졌다.
중요한 것은 AI에게 모든 것을 맡기는 것이 아니라, 초안을 만드는 과정은 AI에게 맡기고 최종 검토는 사람이 하는 것이다.
이 방법만 익혀도 하루에 작성하는 이메일이 많을수록 절약되는 시간이 커진다. 하루 30분을 아낄 수 있다면 한 달이면 10시간 이상을 절약하는 셈이다. 단순한 시간 절약을 넘어, 그만큼 더 중요한 업무에 집중할 수 있다는 점에서 ChatGPT는 이제 내 업무에서 없어서는 안 될 도구가 되었다.